Le Chef de cabinet assure la coordination et le suivi opérationnel de l’activité des cabinets.

À ce titre, il est notamment chargé de :

• Superviser et sécuriser l’organisation des agendas ;
• Anticiper et préparer les rendez-vous, déplacements, réunions et séquences institutionnelles ;
• Veiller à la disponibilité des informations et documents nécessaires en amont des rendez-vous ;
• Assurer le suivi des échéances et des sollicitations ;
• Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein des cabinets ;
• Coordonner le traitement des sujets administratifs et organisationnels ;
• Identifier les points nécessitant un arbitrage ou une attention particulière ;
• Proposer des méthodes et outils permettant d’améliorer la qualité et la fiabilité de l’organisation.

Le Chef de cabinet contribue également, avec les deux directeurs de cabinet, à la mise en place d’une organisation structurée, cohérente et durable entre les différents membres des cabinets.

Gestion des agendas et préparation des déplacements

Le Chef de cabinet veille notamment à :

• La cohérence et la lisibilité des agendas ;
• La préparation et à l’anticipation des déplacements ;
• La prise en compte des contraintes de temps et de logistique ;
• La bonne articulation entre les différents rendez-vous ;
• La préparation des éléments utiles avant chaque séquence ;
• La coordination avec les assistantes et les interlocuteurs concernés.

Une attention particulière est attendue sur la fiabilité du suivi, l’anticipation des contraintes et la qualité de la préparation des activités de représentation.

Courriers, notes et suivi des sollicitations

• Organiser et suivre le traitement des courriers entrants ;
• Coordonner la préparation des réponses ;
• Rédiger ou faire rédiger des projets de courriers ;
• Préparer des notes, synthèses et éléments de contexte ;
• Identifier les informations utiles à la rédaction des réponses ;
• Veiller au respect des délais de traitement ;
• Assurer le suivi des relances et des réponses à apporter.

Une capacité à produire des écrits clairs, synthétiques, précis et adaptés aux interlocuteurs est indispensable.

Organisation de rendez-vous et protocole

• Préparer les rendez-vous et séquences officielles ;
• Coordonner les différents intervenants ;
• Vérifier les conditions matérielles et logistiques ;
• Préparer les éléments utiles aux élus ;
• Veiller au bon déroulement des séquences ;
• Anticiper les éventuels ajustements nécessaires.

Le poste requiert une bonne compréhension des usages institutionnels et une capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.

Coordination des assistantes

• Organiser la répartition des activités ;
• Harmoniser les méthodes de travail ;
• Favoriser la circulation de l’information ;
• Sécuriser les procédures de suivi ;
• Garantir la continuité de l’organisation ;
• Mettre en place des outils partagés ;
• Accompagner l’évolution des pratiques professionnelles.

Il contribue ainsi à la structuration et à la fiabilisation du fonctionnement administratif des cabinets.

Appui quotidien aux exécutifs

• Qualifier les demandes et leur niveau de priorité ;
• Apporter un premier niveau de réponse ;
• Orienter les sujets vers les bons interlocuteurs ;
• Traiter directement les demandes relevant de son champ de compétence ;
• Identifier les sujets nécessitant une intervention des directeurs de cabinet.

Cette fonction implique disponibilité, discernement, discrétion et sens du service

Le poste s’adresse à un professionnel disposant d’une forte capacité d’organisation et d’un haut niveau de fiabilité.

Les qualités et compétences attendues sont notamment les suivantes :

• Grande rigueur dans l’organisation et le suivi ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs sujets ;
• Sens des priorités et de l’anticipation ;
• Excellente qualité rédactionnelle ;
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité ;
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant ;
• Sens du relationnel ;
• Réactivité et disponibilité ;
• Esprit d’initiative ;
• Capacité à proposer et mettre en œuvre des méthodes de travail efficaces ;
• Aptitude à coordonner une petite équipe ;
• Capacité à travailler en proximité directe avec des élus et des cadres dirigeants.

Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel est souhaitée.

Une expérience en cabinet, en collectivité, dans une administration ou dans un environnement de direction constitue un atout. Un profil plus technique ou administratif peut également correspondre dès lors qu’il présente de solides capacités d’organisation, de coordination et de rédaction.

Le Chef de cabinet exerce ses fonctions sous l’autorité des directeurs de cabinet de la Ville de Cholet et de Cholet Agglomération.

Il travaille en relation directe avec les exécutifs et assure une autorité fonctionnelle sur les assistantes de la Maire de Cholet et du Président de Cholet Agglomération.

Le poste est mutualisé entre la Ville de Cholet et Cholet Agglomération, avec une activité consacrée à environ 80 % à la Ville de Cholet.

• Le poste s’inscrit dans une phase de structuration et de consolidation de l’organisation des cabinets.
• Le Chef de cabinet participera, avec les directeurs de cabinet, à la mise en place d’une organisation efficace, lisible et pérenne.
• Le titulaire du poste bénéficie d’un bureau individuel.
• Le poste requiert une disponibilité adaptée au rythme et aux contraintes des exécutifs.
• Conditions de recrutement
• Possibilité de remisage à domicile du véhicule, selon les conditions applicables au poste.

Gabriel HIRIGOYEN

Consultant en recrutement

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